PheB automatise le Contrôle Budgétaire et sécurise la gestion des dépenses pour l’Association Vaincre la Mucoviscidose…
Siège Social
Paris
Secteur d'Activité
Association
Budget 13 M€
Effectif
42 Salariés
7 400 Adhérents
30 000 Bénévoles
VAINCRE LA
MUCOVISCIDOSE
à propos
Créée en 1965, Vaincre la Mucoviscidose est reconnue d’utilité publique depuis 1978.
L’association « Vaincre la Mucoviscidose » agit autour de 4 grandes missions et actions :
> Guérir en soutenant et
finançant la recherche,
> Soigner en améliorant la
qualité des soins,
> Vivre mieux en améliorant la
vie des patients,
> Sensibiliser et Informer en
faisant connaître la gravité de la
maladie au grand public pour
être mieux soutenu et informer
de la manière la plus adaptée
tous ceux qui en souffrent.
CONTEXTE – Informatiser sa gestion budgétaire et ses engagements pour maîtriser sa croissance…
Créée en 1965, Vaincre la Mucoviscidose est reconnue d’utilité publique depuis 1978. Elle est habilitée à recevoir des legs, donations et assurances vie et est agréée pour représenter les usagers.
Comme toute entreprise, l’association était équipée d’une solution comptable. Devant faire face à une forte croissance des dons, Vaincre la Mucoviscidose a entrepris d’informatiser sa gestion des budgets et dépenses.
À partir des éléments comptables, différents traitements d’extractions de données étaient périodiquement réalisés. Ces informations, indispensables à l’élaboration d’une matrice de suivi budgétaire, était réinjectée dans un tableur pour retraitement.
> Un système d’informations
« classiquement » hétérogène. La
solution de gestion d’un côté, et
de l’autre, « l’éternel » tableur,
cherchant à faire faire à une
solution non adaptée à des
choses complexes.
> Beaucoup de temps dépensé à
récupérer l’information pour la
réinjecter aux bons endroits dans
la matrice du tableur.
> L’augmentation progressive des
données, issues de la
comptabilité et de la matrice du
tableur, rendait les temps
d’extractions et d’injections
ingérables.
> Des risques d’erreurs possibles
tout au long de la chaîne
d’exécution (périodes
d’extractions, informations
injectées…).
«…Nous avions une gestion des engagements sous format papier (3 exemplaires), des documents stockés au département comptable et non partagés. Par conséquent, nous n’avions aucune visibilité sur l’information globale autour du processus budgétaire, et de la gestion des engagements en temps réel… »
Au final, la solution en place ne répondait plus aux exigences, toujours plus importantes liées au milieu associatif, à nos organismes de contrôle et à notre volonté de transparence vis-à-vis de nos donateurs.
SOLUTION – Simplifier, Fiabiliser et Sécuriser le processus budgétaire et de gestion des dépenses…
« La seconde phase du projet s’est tout naturellement intéressée à notre exercice budgétaire annuel, socle du processus d’exploitation de nos engagements… »
> Utilisation de Pheb sur
l’ensemble de la phase de
construction du budget…
> Sortie comptable du résultat
sur la période,
> Envoi d’une matrice de saisie
à chaque Directeur de
département concerné par
l’exercice,
> Construction et saisie du
budget à venir.
> Utilisation de Pheb sur toute la
phase de suivi…
> Allers et retours avec le
département Administration & Finance,
> Débat avec chaque
département sur le budget
estimé, puis, validation,
> Contrôle et rapprochement
Budget/Engagement via les
tableaux de bord.
La construction et le suivi du budget dans la solution PheB permettent :
> De diminuer considérablement
la phase de collecte de
l’information comptable (injection
directe des éléments comptables
pour exploitation sans extraction
de données….),
> De faciliter la construction et le
suivi des budgets par la
présence des budgets initiaux et
des résultats effectifs par
exercice,
> Une remontée directe de
l’exercice budgétaire dans la
comptabilité, en lien direct avec
l’exploitation via les
engagements,
> La réalisation maîtrisée dans le
temps de 3 situations annuelles
(Juin/Septembre/Décembre)
permettant de réajuster, si
nécessaire, le prévisionnel sur le
réalisé.
LES AVANTAGES A LA SOLUTION PheB...
> Un gain de temps dans la
construction du budget et dans
son suivi au travers de la gestion
des engagements,
> Une gestion « temps réel »,
source de fiabilité des données et
de gain de temps,
> Des informations diffusables sur
l’ensemble des départements,
par l’utilisation d’une solution
collaborative et sécurisée,
autorisant la saisie ou la
consultation suivant différents
niveaux d’habilitations,
> Une dématérialisation complète
de la gestion des engagements.
Ils ont dis...
«…L’Expertise des équipes de PhD Business Solutions a été déterminante tout au long de la phase de déploiement de la solution Pheb… »
«…Pheb est une solution structurante qui capitalise sur le savoir-faire interne de l’association en aidant à la formalisation des processus. Ceci permet le bon suivi et le contrôle interne des dites procédures, en donnant une visibilité en temps réel sur notre situation financière… »
J.P. Bidault
Contrôleur de gestion Association Vaincre la Mucoviscidose
www.vaincrelamuco.org
«…Paradoxalement, le nombre d’engagements saisis annuellement a augmenté depuis la mise en œuvre de Pheb. Preuve de sa simplicité d’utilisation et de l’envie de nos collaborateurs de parfaire l’exercice de suivi des dépenses… »
A propos
Notre savoir-faire
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